20 Aufgaben, die du automatisieren kannst
Eine Checkliste für kleine Unternehmen. Geh sie durch und hak ab, was bei dir jede Woche von Hand passiert. Die Zeitangaben sind Erfahrungswerte aus kleinen Betrieben — bei dir kann es mehr oder weniger sein.
So nutzt du die Liste: ankreuzen, was zutrifft, dann die Stunden unten zusammenrechnen. Alles, was du bei drei oder mehr Punkten ankreuzt, lohnt sich fast immer zu automatisieren. Tipp: Über Strg+P (bzw. ⌘+P) kannst du die Liste als PDF speichern oder ausdrucken.
Kundenanfragen & Kommunikation
Der häufigste Zeitfresser — und der, der am schnellsten Geld kostet, weil langsame Antworten Aufträge verlieren.
Immer wieder dieselben Fragen per E-Mail beantworten (Preise, Öffnungszeiten, Ablauf)
kostet dich ca. 3–6 h/MonatAnfragen aus dem Kontaktformular manuell in eine Liste oder Excel übertragen
kostet dich ca. 1–2 h/MonatEingangsbestätigung („wir haben deine Anfrage erhalten“) selbst tippen
kostet dich ca. 1–3 h/MonatAnfragen sortieren: wer ist ernsthaft interessiert, wer nicht
kostet dich ca. 2–4 h/MonatNachfassen bei Interessenten, die sich nach dem Angebot nicht gemeldet haben
kostet dich ca. 2–3 h/Monat — und ohne Nachfassen verlierst du AufträgeTermine
Terminabstimmung per E-Mail braucht im Schnitt vier bis sechs Nachrichten. Ein Buchungslink braucht null.
Termine per E-Mail oder Telefon hin und her abstimmen
kostet dich ca. 2–5 h/MonatTerminerinnerungen selbst verschicken
kostet dich ca. 1–2 h/Monat — und senkt No-Shows deutlichTermine aus E-Mails von Hand in den Kalender eintragen
kostet dich ca. 1–2 h/MonatRechnungen & Buchhaltung
Hier lohnt Automatisierung doppelt: sie spart Zeit und sorgt dafür, dass du keine Rechnung vergisst.
Rechnungen jedes Mal neu aus einer Vorlage zusammenbauen
kostet dich ca. 2–5 h/MonatWiederkehrende Rechnungen (Abos, Wartung) monatlich manuell schreiben
kostet dich ca. 10–15 min pro Kunde und MonatPrüfen, welche Rechnungen noch offen sind, und Zahlungserinnerungen schreiben
kostet dich ca. 1–3 h/MonatBelege sammeln und für die Steuerberatung sortieren
kostet dich ca. 2–4 h/MonatMarketing & Bewertungen
Das, was fast immer liegen bleibt, wenn es nicht automatisch passiert.
Zufriedene Kunden einzeln nach einer Google-Bewertung fragen
kostet dich ca. 1–2 h/Monat — und bringt langfristig neue KundenDenselben Beitrag von Hand auf mehreren Plattformen posten
kostet dich ca. 2–4 h/MonatÖffnungszeiten, Angebote oder Preise an mehreren Stellen einzeln aktualisieren
kostet dich ca. 1–2 h/MonatNewsletter oder Kundeninfos manuell zusammenstellen und verschicken
kostet dich ca. 2–4 h/MonatInterne Abläufe & Daten
Unsichtbare Arbeit: fällt niemandem auf, frisst aber jede Woche Zeit.
Dieselben Daten in zwei Systeme eintippen (z. B. Shop und Buchhaltung)
kostet dich ca. 2–6 h/MonatDateien und Fotos manuell umbenennen, sortieren und ablegen
kostet dich ca. 1–3 h/MonatAngebote, Verträge oder Standarddokumente von Hand ausfüllen
kostet dich ca. 2–4 h/MonatBackups und Datensicherungen daran denken und selbst anstoßen
kostet dich ca. 1 h/Monat — bis es einmal schiefgeht, dann sehr viel mehrRegelmäßig prüfen, ob Website, Shop oder Buchungssystem noch laufen
kostet dich ca. 1 h/Monat — oder du merkst einen Ausfall erst, wenn ein Kunde anruftUnd jetzt rechne zusammen
Wenn du fünf Punkte angekreuzt hast, bist du realistisch bei 8 bis 15 Stunden pro Monat. Das sind zwei komplette Arbeitstage, die dir jeden Monat fehlen — für Arbeit, die kein Kunde jemals sieht und für die dich niemand bezahlt.
Die gute Nachricht: die meisten dieser Punkte lassen sich einmal einrichten und laufen dann von allein. Nicht jeder — manche sind mehr Aufwand als sie sparen. Genau das sage ich dir ehrlich, bevor du etwas bestellst.
Diese Checkliste ist kostenlos und darf gern weitergegeben werden. Zeitangaben sind Schätzwerte aus der Praxis, keine Garantie — was sich in deinem Betrieb wirklich lohnt, hängt von deinen Abläufen ab.